歓送迎会の幹事を任された!準備と流れ 失敗しないためのポイント!

歓送迎会 幹事 準備 流れ 失敗

春の歓送迎会にシーズン。

「歓送迎会の幹事頼むね!」
と簡単に言われてしまった。

今までの飲み会
ただ出席するだけだったので

幹事といわれても
何をどうしたらいいのかわからない。

そんなあなたのために今日は

・歓送迎会の幹事がする準備
・歓送迎会の流れ
・歓送迎会 幹事 失敗しないためのポイント

について書いてみたいと思ます。

この記事が
少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。

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歓送迎会の幹事がする準備

歓送迎会の幹事になった!

あなたは
具体的にどんな準備を
していけばいいのでしょうか?

順番にみていきたいと思います。

歓送迎会で送られる人や新たに入ってくる人を確認

まずは主役になる人を把握します。

・退職する人
・転勤する人
・移動する人

などの退職日や移動日

・新入社員
・中途入社の社員

などの名前や入社日、着任日を
しっかり確認しておきます。

歓送迎会の日時を決める

次に歓送迎会の日時を決めていきます。

退職日や移動日
退職日や移動日
の当日がベストですが

平日や月末・月初めなどに
あたり都合が悪い場合など

・主役の都合
・上司の都合
・仕事に差し支えがない日
・なるべく多くの人が参加できる日

などを考えて決めます。

送別会と歓迎会を
同時に行う場合は

送られる人
退職する人を優先的に考えます。

最終的には上司などの
責任者に相談して決めます。

歓送迎会の会場を決める

歓送迎会 幹事 準備 流れ 失敗

歓送迎会の日時が決まったら
次に会場を決めていきます。

通例で毎年

会社の会議室などで
ケータリングや仕出し
などを用意して
歓送迎会をする会社以外は

歓送迎会の会場を
予約する必要があります。

・会社からの移動時間は?
(会社の近くが望ましい)
・予算に合う店かどうか?
(料理は?飲み放題はあるか?)
・十分な広さが確保できるか?
・マイクなどの備品はかりれるか?
・多少騒いでも大丈夫か?

などを考慮していきます。

会社でいつも利用しているお店
前年歓送迎会をした店

などを参考にするいいですね。

最高で何人くらい参加するか
を計算して
その人数で予約します。

・いつまでに人数を確定したらいいのか?
・キャンセル料はいくらくらいか?
・キャンセル料はいつから発生するのか?

などをしっかり確認しておきます。

決まったら上司に報告します。

また当日までに
一度はお店に足を運び

直接打ち合わせをして
お部屋の雰囲気などを確認
しておくといいですね。

歓送迎会の会費を決める

次に歓送迎会の会費を
どうするか決めていきます。

まず費用は会社が
負担してくれるのか
一部援助してくれるんか

などによっても
変わってきますが

・料理や飲み物はいくらくらいかかるか?
・男女の会費を同額にするのか?
・上司に少し多く出してもらうか?
・記念品は渡すのか?

などを考えて決めます。

主役の飲食代は
参加者が負担することが多いので
そこも考慮する必要があります。

一般的には
5000円~10000円くらいで
おさめるのが妥当のようです。

最終的には
上司に相談して決めましょう。

会費は
出欠を確認する意味も含め

前日までに徴収しておくほうが
いいですね。

ドタキャンや
ドタキャンによる
予算が足りなくなるなどの
防止策にもなります。

歓送迎会の案内状、招待状用意する

歓送迎会の日時・会場・会費
が決まったら案内状、招待状を用意します。

・会の名前
・日時
・会場(電話番号・地図)
・会費
・会費の集め方
・出欠確認

などを書いて

メールや回覧用書面
掲示して知らせます。

メールの場合

・決まってすぐ
・歓送迎会前日

の2回送信すると効果的です。

歓送迎会の挨拶や乾杯の音頭をお願いする

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歓送迎会での挨拶

・始めの挨拶
・乾杯の音頭
・中締めの挨拶

をする人を決めてお願いします。

決まりがあるわけではありませんが

「初めの挨拶」

会に参加する一番上の役職の
上司にお願いします。

「乾杯の音頭」

「初めの挨拶」をした上司が
そのまま乾杯の音頭をとる

あるいは

何人も役職がいる場合は
二番目に上の役職の上司に
お願いします。

「中締めの挨拶」

三番目に上の役職の上司に
お願いします。

歓送迎会で必要なら花束・記念品を決める

新入社員や転入社員には
あまり贈ることはないようですが

退職や転勤、転任する人に
花束や記念品などを用意する
ことも多いようです。

記念品を贈呈する場合
帰宅する際に負担にならないように
極端に大きいものは避けましょう。

退職される方や
年配の方には花束や趣味のグッズ。

移動する若い方のは
仕事で使える
ボールペンや万年筆

などはいかがでしょうか?

最近ではアロマリフューザー
なども人気があるようです。

寄せ書きや
メッセージカードで

今までの感謝の気持ちや
新たな環境への励ましの言葉

を添えると喜ばれます。

花束や記念品を渡す場合

誰が渡すかも
決めておく必要があります。

退職、移動する人に
一番お世話になったと思われる
異性の人がいいかもしれませんね。

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歓送迎会で必要なら余興を決める

必要であれば

ビンゴゲームやかくし芸
皆で楽しめるゲーム

などの余興を用意します。

景品や商品を用意する場合は
そちらの準備も必要になります。

歓送迎会の流れ

歓送迎会の当日の流れは
だいたい次のようになります。

・開会の言葉
・開会の挨拶
・乾杯の音頭
・会食・歓談
(・余興・ゲーム)
・新入社員、転入社員の紹介と挨拶
・花束、記念品贈呈
・退職者、移動、転勤する人の紹介と挨拶
・中締めの挨拶
・万歳三唱、手締めなど
・閉会の言葉
・2次会への案内

会場の使用時間にもよりますが
だいたい2時間くらいの会になります。

挨拶をお願いする上司に
何分ぐらいでお願いするのか

余興やゲームをする場合
どれくらいの時間をとるのか

など

自分なりに
タイムスケジュールを決めます。

当日時間内にスムーズに
進行できるように
シュミレーションしておくと
いいですね。

当日の流れの注意は
別記事で書いてみたいと思います。

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歓送迎会 幹事 失敗しないためのポイント

通常の仕事に加え
歓送迎会の幹事をすることは
とても大変なことです。

幹事として
歓送迎会で失敗しないために
大切なことは

一人で全てを背負い込まない事

です。

準備段階で
人にお願いできる事は
協力してもらえる人に
素直にお願いすること。

細かいことも相談できる
先輩や直属の上司を
味方につけておくことも大切です。

経験豊かな先輩や上司に
相談することで
多くの失敗が未然に防げます。

そしてどんな細々なことでも

最終決定
最終確認

は上司の判断を仰ぐことです。

「なんであの店なの?」
「会費高いんじゃない?」

などのクレームが来た場合でも

「○○さんの指示なんです」と
クレームを回避することもできます。

自分一人で何でもしようとせず
周りの人をどんどん巻き込んで

みんなで創る「歓送迎会」に
することで

みんなの心に残る
想い出深い歓送迎会に
することができます。

どんどん周りの力をかりちゃいましょう!

歓送迎会の幹事を任された!準備と流れ 失敗しないためのポイント! まとめ

いかがでしたでしょうか?

・歓送迎会の幹事がする準備
・歓送迎会のながれ
・歓送迎会 幹事 失敗しないためのポイント

について書いてみましたが

歓送迎会の準備は
理解していただけましたか?

歓送迎会の幹事は
大変なばかりか

当日もゆっくりすることはできません。

それでも

一緒に働いてきた人
お世話になった人への
感謝の気持ちと

これから一緒に働く仲間への
敬意の気持ちを伝える

大切な歓送迎会を終えた後
達成感を十分に味わうことができます。

また大変さに見合う
社内評価なども得ることが
できるかもしれません。

精一杯頑張って
悔いの残らない素敵な
歓送迎会にしてくださいね。

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