歓送迎会の幹事 当日の注意点と流れ!翌日のするべきこと!

歓送迎会 幹事 当日 翌日

歓送迎会当日。

幹事のあなたはこれまでに
しっかり準備を進めてきました。

もうひと頑張りですね。

歓送迎会当日に幹事として
あなたは何をすればいいのでしょうか?

簡単な司会の言葉とともに

・歓送迎会の幹事 当日の注意点
・歓送迎会の幹事 当日の役割と流れ
・歓送迎会の幹事 翌日するべきこと

についてみていきたいと思います。

この記事が
少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。

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歓送迎会の幹事 当日の注意点

いよいよ歓送迎会当日。

幹事の腕の見せ所です。

歓送迎会当日の流れに沿って
幹事のあなたの
動きをみていきましょう。

歓送迎会 幹事は誰よりも早く会場入りする

幹事のあなたは

歓送迎会当日
誰よりも早く会場入りしましょう。

開始時間より1時間前をめどに
最低でも30分前には会場入りしましょう。

歓送迎会 お店の人と最終確認

料理や飲み物の内容や予算
会場のテーブル配置

マイクなどの備品の有無など

お店のスタッフと最終確認します。

歓送迎会 席順を決める

歓送迎会を速やかに始めるために
参加者を席にスムーズに誘導する必要があります。

主役はどこに座ってもらうのか
上司はどこに座ってもらうのか

宴会場のどの席に
座ってもらうのかを決めていきます。

他の参加者の席順はどうするのか

前もって決めておくのか?
くじで決めるのか?

などを事前に決めておかなくてはいけません。

くじにする場合も

男女混合にする場合は
あらかじめ男女別にくじを
作る準備が必要になります。

テーブルだけくじ引きにして
テーブル内では自由に座れる
などのアイデアもいいですよね。

過去の歓送迎会などを参考にして
相談役に相談して決めておきましょう。

幹事であるあなたは
出入り口に近い一番末席に座ります。

飲み物のオーダーや
食べ物の提供されるスピード
などに気を配ります。

歓送迎会 幹事 流れ 当日 翌日

歓送迎会 会費を集金する

可能であれば
会費は前日までに集金して
おくようにしましょう。

ドタキャン防止や

ドタキャンによるキャンセル料
などで予算が足りなくなる事を
防止できます。

前日までに集金できない場合は
会が始まる前に会費を集金します。

酔っぱらったりしている
帰り際に集金するのは
集金できないなどの
トラブルのもとになります。

会費が500円単位の場合は
お釣りの500円玉を
用意しておくことも忘れずに。

また幹事のあなたは
他にも気を配ることが多くあります。

会費の集金は同僚の協力者に
お願いしましょう。

そうすることで
会が円滑にすすみます。

歓送迎会 会の進行の最終確認をする

挨拶をしてもらう上司や
プレゼント贈呈する人
余興に協力してくれる人

など会に協力してくれる人が
会場に着たら最終確認を兼ねて
一言お願いの挨拶をします。

これだけでも
会の雰囲気はよくなり
滞りなく進行しやすくなります。

歓送迎会 席にスムーズに座ってもらう

主役の人の席
上司の席など決まっている人は
スムーズに案内していきます。

他の参加者も席が決まり次第
着席してもらいます。

歓送迎会の幹事 当日の役割と流れ

歓迎会だけなら
楽しい雰囲気になりそうですが

お世話になった方や
親しかった仲間の送別会

という意味ではしんみりして
しまうことも。

明るく和やかな歓送迎会に
なるように心がけましょう。

幹事のあなた以外の人が
司会をする場合は
事前に打ち合わせを
しっかりしておきます。

さぁいよいよ歓送迎会本番です。

1.歓送迎会 開会の言葉

主役や上司が揃って
いるようでしたら
できるだけ時間通り始めます。

「本日はお忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。

ただいまより○○(会社、部署など)の歓送迎会を行いたいと思います。

今回新たにお迎えするのは○○君、○○さん…
退職されるのは○○さん、移動されるのは○○さんです。

本日の会の幹事と司会進行役を務めさせていただく○○と申します。

短い時間ではありますが、よろしくお願いします」

2.歓送迎会 開会の挨拶

最上位の役職の上司に
開会の挨拶をしてもらいます。

「初めに○○部長(役職名)から、開会にあたり挨拶をいただきたいと思います。

○○部長(役職名)よろしくお願いします」

3.乾杯の挨拶(音頭)

次に二番目の役職の上司に
乾杯の音頭をお願いします。

「○○部長(役職名)ありがとうございました。

それではここで、○○課長(役職名)より乾杯の音頭をお願いいたします。
皆さんグラスに飲み物を注ぎ、準備をお願いします。

○○課長(役職名)お願いします。」

開会の挨拶をした上司に
そのまま乾杯の音頭を
お願いしてもいいでしょう。

4.歓送迎会 会食・歓談

「みなさん、お食事にお酒にと
しばらくの間ご歓談をお楽しみください」

余興・ゲームなどを用意している場合は
会食が始まってから30分くらいをめどに始めます。

5.歓送迎会 新入社員、転入社員の紹介と挨拶

新たに入る新入社員、転入社員に
簡単な自己紹介と挨拶をしてもらいます。

人数が多いようでしたら
代表で挨拶してもらうのもいいでしょう。

「この度当社に入られます、○○君、○○さんに簡単な自己紹介と挨拶をお願いします。

○○君、○○さん、よろしくお願いします」

6.歓送迎会 花束、記念品贈呈

退職者、移動、転勤する方に
花束や記念品を渡します。

贈呈するのは
関りが深かった人
一番お世話になった人
などがいいですね。

一言感謝の気持を伝えて
贈呈してもらいましょう。

「それではこの度退職される○○さん、移動される○○さんに職場一同より花束と記念品を贈呈したいと思います。

○○さん、○○さん(贈呈する係の人の名前)よろしくお願いします。」

7.歓送迎会 退職者、移動、転勤する人の紹介と挨拶

退職者、移動、転勤する方に
挨拶をしてもらいます。

「退職される○○さん、移動される○○さんから、一言言葉をいただきたいと思います。

この度退職される○○さんお願いします。」

「○○さんありがとうございます。

この度移動される○○さん、よろしくお願いします」

「○○さん、ありがとうございました」

8.歓送迎会 中締めの挨拶

コース料理の
デザートが出てきたあとや

飲み放題のオーダーストップ
の前くらいになったら

頃合いを見計らって

乾杯の音頭を取った上司の
一つ下の役職の上司に
締めの挨拶をお願いします。

「最後に締めの挨拶を、○○係長にお願いしたいと思ます。

○○係長、よろしくお願いします。」

9.歓送迎会 万歳三唱、手締めなどで締める

中締めの挨拶をした人に
そのままお願いする場合は、
8の時点で伝えておく。

違う人にお願いいする場合は

「それだはこの会を一本締め(万歳三唱・三三七拍子など)で締めたいと思ます。

○○さんよろしくお願いします」

10.歓送迎会 閉会の言葉

閉会の言葉で会を終了します。

「これをもちまして、○○(会社、部署など)の歓送迎会をお開きにしたいと思います。

○○君、○○さん(歓迎される人)、これからよろしくお願いします。

○○さん、○○さん(送られる人)、これまで本当にありがとうございました。

皆さん今日は、ご参加ありがとうございました。

最後もう一度大きな拍手で締めたいと思ます」

11.歓送迎会 2次会への案内

2次会を用意している場合は
速やかに2次会の案内を
アナウンスします。

「引き続き2次会を、○○で2次会を用意しております。

参加される方は私にお申込ください。

参加されない方はお気をつけてお帰りください」

「お忘れ物がないように注意してくださいね」

最後に忘れ物のチェックをして部屋を出ます。

11.歓送迎会 会計をすます

会計をすまし、領収証をもらいます。

2次会がある場合など
会計は帰り際にする
バタバタしてしまうことになります。

できれば会食・歓談中に
すましておくほうが無難です。

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歓送迎会の幹事 翌日するべきこと

歓送迎会が終了したら
幹事の仕事が終わりではありません。

終わってからが大切になります。

歓送迎会翌日が
幹事の仕事の総仕上げです。

会計報告をしっかりするのは
当たり前のこととして

参加してくれた人に
お世話になった相談役の人
快く挨拶をしてくれた上司などに
お礼の言葉を伝えます。

翌営業日
歓送迎会に参加した人に会ったら
必ずお礼を言いましょう。

会に参加してくれた人に
感謝の気持ちを伝えることが大切です。

また会には参加してなくても
花束や記念品の会費を
出してくれた人にも
しっかり感謝の気持ちを伝えます。

相談してお世話になった
上司や先輩
挨拶をしてくれた上司に
きちんとお礼と感謝の気持ちを伝えます。

翌日朝一番に
みんなにお礼メールメールを
会計報告とともに
送るのもいいですね。

「お疲れ様でした」の言葉を
待つのではなく

歓送迎会を成功させてくれた事
へのお礼と感謝の気持ちを伝える
ことが大切です。

きっとあなたの評価は急上昇しますよ。

歓送迎会の幹事 当日の注意点と流れ!翌日のするべきこと! まとめ

いかがでしたでしょうか?

・歓送迎会の幹事 当日の注意点
・歓送迎会の幹事 当日の役割と流れ
・歓送迎会の幹事 翌日するべきこと

について書いたきましたが

幹事であるあなたが

歓送迎会当日
どのように動けばいいのか?

歓送迎会翌日
何をしなければいけないのか?

については
だいたいわかって頂けましたか?

あなたは
通常業務をしたうえで
幹事としての準備をしてきました。

大変でしたよね
お疲れ様です。

あとは歓送迎会当日を
無事に終わらせ

翌日に最後の仕上げを残すのみ。

もうひと頑張り
ぜひ心に残る歓送迎会を
大成功させましょう!

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